De AVG en Oranje Comité - Kindervakantiewerk Afferden
Per 25 mei 2018 is de Algemene Verordening Gegevensbescherming van kracht. Dit is een nieuwe privacywet waar naast bedrijven ook verenigingen en stichtingen aan gebonden zijn. Zo ook Oranje Comité – Kindervakantiewerk Afferden. Als stichting zetten wij ons in voor de kinderen van Afferden en Heijen. Wij organiseren jaarlijks Koningsdag, Kindervakantiewerk en de intocht van Sinterklaas. Om dit zo goed mogelijk te organiseren werken wij met persoonsgegevens. In dit privacy statement leest u onze invulling van de AVG op de volgende punten: gegevensvastlegging, schonen en vernietiging van gegevens, verspreiding beeldmateriaal, melding AVG-calamiteiten en cookies.
Gegevensvastlegging
Stichting Oranje Comité –
Kindervakantiewerk Afferden vraagt alleen om díe persoonsgegevens die essentieel zijn voor het organiseren en uitvoeren van de activiteiten. De
gegevens van
deelnemers (NAW-gegevens, telefoonnummer,
noodnummer, geslacht,
basisschoolgroep, geboortedatum, kledingmaat shirt, medische
achtergrond) worden gevraagd tijdens het online
inschrijven. Deze inschrijving verloopt via een
omgeving die via het SSL-certificaat beveiligd is. Dit is voor deelnemers middels het slotje in de adresbalk te zien. Daarnaast vragen wij
vrijwilligers om persoonsgegevens (NAW-gegevens, geboortedatum, telefoonnummer, e-mailadres,
geslacht).
NAW-gegevens
Gegevens als naam, adres en woonplaats
bewaren we voor ons persoonlijk contact. We willen kinderen, ouders en
vrijwilligers graag bij voornaam aanspreken in plaats
van met een nummer. Daarnaast hebben we adresgegevens nodig om, in geval van nood, contact op te nemen. Woonplaats wordt tevens gebruikt
voor een evenwichtige groepsindeling Heijen/Afferden.
Telefoonnummer
In een noodgeval of bij vragen hebben
we graag persoonlijk contact. Daarom bewaren we telefoonnummers en vragen we ook een noodnummer van een (extra) contactpersoon zodat wij altijd de juiste persoon kunnen bereiken en dus de
juiste hulp kunnen bieden.
Geslacht, basisschoolgroep en
geboortedatum
We vragen naar het geslacht en
basisschoolgroep van kinderen om de groepen zo optimaal mogelijk in te delen. Stichting Oranje Comité – Kindervakantiewerk Afferden streeft per groep naar een mooie mix van jongens en
meisjes in verschillende leeftijden.
Kledingmaat
T-shirt
Tijdens Kindervakantiewerk bestaat de
mogelijkheid dat kinderen een T-shirt van ons ontvangen, dat past bij het thema van het jaar.
Medische
achtergrond
Medische achtergrondinformatie, zoals
allergieën, wordt gevraagd zodat wij weten hoe te handelen in bijzondere omstandigheden. Tevens zorgen wij regelmatig voor een maaltijd. Hierbij is het van belang te weten welke
allergieën kinderen hebben. Wij houden hier rekening mee tijdens onze inkopen.
E-mailadres
Aan alle vrijwilligers van Stichting Oranje Comité – Kindervakantiewerk Afferden vragen wij een e-mailadres. Deze gebruiken wij voor informatieverstrekking over onze activiteiten.
Geboortedatum
Aan alle vrijwilligers van Stichting Oranje Comité – Kindervakantiewerk Afferden vragen wij om de geboortedatum door te geven. Dit is een onderdeel van de procedure voor het wel of niet toestaan van alcoholgebruik tijdens de vrijwilligersavond.
Bovengenoemde
persoonsgegevens verkopen wij niet aan en delen wij niet
met derden die andere doelen hebben met de door Stichting Oranje Comité –
Kindervakantiewerk Afferden gevraagde (persoons)gegevens.
Schonen en vernietiging van
gegevens
Het bestuur heeft als enige inzicht in
de persoonsgegevens van deelnemers en vrijwilligers. Het bestuur print de deelnemerslijsten voor aanvang van de activiteiten. Na de activiteiten draagt het bestuur zorg voor de
vernietiging van de deelnemerslijsten.
Digitale
bestanden die persoonsgegevens bevatten,
blijven tot twee jaar na datum van
uitvoering van de activiteit in ons archief
bewaard. De secretaris en websitebeheerder zien
hierop toe. Tevens bewaart de secretaris een
back-up met gegevens op de lokale schijf. Reden van het langer
bewaren van
deze (contact)gegevens is om kinderen later te benaderen
om deel te
nemen als
vrijwilliger.
Verspreiding
beeldmateriaal
Stichting Oranje Comité –
Kindervakantiewerk Afferden maakt graag beeldmateriaal van alle activiteiten. Deze worden geplaatst op onze website (www.kvw-afferden.nl) en
Facebookpagina. Bij deelname aan onze activiteiten
geldt dat u toestemming geeft voor de verwerking en
bewaring van persoonsgegevens, waaronder beeldmateriaal. Mocht u
bezwaar hebben tegen het gebruik van foto’s en/of video’s in ons digitaal album, dan kunt u dit kenbaar maken via een mail naar
info@kvw-afferden.nl.
Melding AVG-calamiteiten
De secretaris is binnen de
stichting het eerste contactpersoon aangaande
AVG-calamiteiten. Deze functionaris beheert de administratie van persoonsgegevens en legt, indien nodig, verantwoording af aan bestuursleden en de Autoriteit Persoonsgegevens. In geval
van een AVG-calamiteit brengt het
bestuur de betrokken personen op de
hoogte. De wijze van communicatie is afhankelijk van de ernst en de impact van de calamiteit.
Cookies
De website www.kvw-afferden.nl maak gebruik
van Google Analytics om bij te houden hoe bezoekers
de website
gebruiken. Google heeft geen
toestemming de verkregen Analytics informatie te
gebruiken voor andere Google diensten en de IP-adressen worden geanonimiseerd.
Het opslaan van cookies voorkomen? Dit
kunt u in uw browserinstellingen aanpassen. Stichting Oranje Comité –
Kindervakantiewerk Afferden wijst u er op dat de website in dat geval mogelijk niet optimaal werkt.
reCAPTCHA
De website www.kvw-afferden.nl maakt
gebruikt van de reCAPTCHA service van Google Inc. (Google). Deze
dienst controleert of gegevens die bijvoorbeeld bij ons contactformulier worden achtergelaten, daadwerkelijk door een persoon worden verstuurd, om zo te voorkomen dat spambots automatisch
berichten sturen of commentaren achterlaten. Google verwerkt hiervoor verschillende
gegevens, waaronder het IP-adres van het toestel waarmee de registratie plaatsvindt, maar ook andere informatie die aangeeft dat er sprake is van een menselijke tussenkomst. De verwerking
gebeurt zowel binnen Europa als in de VS (de doorgifte naar de VS gebeurt op basis van het zogenaamde Privacy Shield). Google voegt het IP-adres dat zij
ontving in het kader van “Invisible reCAPTCHA” niet samen met gegevens van andere
Google-services. Het privacybeleid van Google is van toepassing,
beschikbaar op https://policies.google.com/privacy?hl=nl.
